Warning: session_start(): Cannot send session cookie - headers already sent by (output started at /USER/multiculti/wp-includes/admin-bar.php:1) in /USER/multiculti/wp-content/plugins/ready-ecommerce/classes/req.php on line 9 Warning: session_start(): Cannot send session cache limiter - headers already sent (output started at /USER/multiculti/wp-includes/admin-bar.php:1) in /USER/multiculti/wp-content/plugins/ready-ecommerce/classes/req.php on line 9 Outlook tipp No. 6 - Kérdések, információkérések - Multiculti.hu

Tech praktikák BXP155998

Published on május 14th, 2014 | by Multiculti Juli

0

Outlook tipp No. 6 – Kérdések, információkérések

Az osztályok közötti koordináció során sok kérdés, kérés érkezik mailben, ezekre is tudunk hatékonyabb megoldásokat alkalmazni.

Kihirdetett új változással, eseménnyel stb. kapcsolatban nagyon sok kérdés érkezik a munkatársaktól (sokszor ugyanazok a kérdések).
Ha sok munkatárs egyszerre “áraszt” el minket kérdéseivel telefonon és mailben, az az osztály munkáját jó időre lebéníthatja. Ezért érdemes a többszáz vagy többezer kollégának kiküldendő anyagot először 5-10 személynek kiküldeni a célcsoportból, azaz “tesztelni”, véleményeztetni, és a pár nap alatt beérkezett leggyakrabban elhangzó kérdéseket összegyűjteni egy Gyakran Ismételt Kérdések (GYIK) dokumentumba (angolul: Frequently Asked Questions – FAQ). Amikor kiküldjük “élesben” az anyagokat a kollégáknak, tegyük fel egy közös meghajtóra vagy az Intranetre az anyagokat, és mellé a GYIK listát is, majd a linkeket átküldve kérjük az érintetteket, hogy először a GYIK listát olvassák el (ezzel kérdéseik többségére választ kapnak), és csak akkor jelezzenek telefonon vagy e-mailben, ha ott nem találták meg a választ.

Az osztály leterhelése minimális lesz, jóval kevesebb telefont és mailt fogunk kapni, és ha mégis kapunk olyan kérdést, ami a GYIK listán szerepel, akkor válaszként átküldhetjük a GYIK lista linkjét, vagy bemásolhatjuk a standard választ a mailbe a GYIK listáról.

Nem a mi munkakörünkbe, hatásköri szintünkbe tartozó kérdés/kérés érkezik.
Ilyenkor sokszor hajlamosak vagyunk “szívességet” tenni (főleg ha jóban vagyunk a kollégával), és bár nem mi foglalkozunk a témával, megpróbáljuk magunk “elintézni” az ügyet. Azonban időt veszítünk, ha olyan feladatok megoldását, utánajárását átvállaljuk, amelyek nem hozzánk tartoznak, mert mi jóval lassabban tudjuk megoldani a dolgot, megszerezni a szükséges információkat, mint az a munkatársunk, aki napi szinten ezzel dolgozik. Ezért “szívesség” helyett érdemes úgy válaszolnunk, hogy a témáért felelős kollégánkat is betesszük a mailbe Címzettként, kérve hogy ő válaszolja meg a kérdést. Ezzel levettünk magunkról egy időrablót, és jeleztük a feladónak azt is, hogy legközelebb már a felelős kollégához forduljon ebben az ügyben, ne hozzánk.

Készítsünk címzett csoportokat!
Ha sok munkatársnak rendszeresen küldünk ki leveleket, ne egyesével tegyük be őket a címzett mezőbe, hanem használjuk a céges Címjegyzékben lévő csoportos listákat (terjesztési lista, angolul: distribution list). Ezeket vastag (félkövér) betűkkel láthatjuk, és általában egy osztályt, részleget, vagy egyéb csoportot fognak össze, pl. #Beszerzés, #Logisztika menedzsment, #Tesztmérnökség, #Értékesítés stb. Ha a címzettjeinkre nincs külön csoport (pl. adott projektben több különböző osztályról vesznek részt kollégák), akkor az IT-val készíttethetünk ilyen listát, amely a Címjegyzékben is benne lesz.

Outlook TIPP: Saját magunk is létrehozhatunk terjesztési listákat, a Névjegyalbumba átlépve a Fájl menü – Új – Terjesztési lista menüponttal. Itt adhatunk egy saját nevet a csoportnak, és felvehetjük a tagokat. Ezek után már csak a lista nevét kell a Címzett mezőbe beírnunk, és a levél a lista minden tagjának elmegy.

Szavaztassunk szavazógombokkal!
Ha sok személyt szeretnénk megkérni, hogy válasszanak pár alternatíva közül (pl. helyszínek, időpontok, Igen/Nem, értékelés: 1/2/3/4/5 stb.), akkor nem érdemes “sima” mailt írni, mert a válaszokból külön-külön kell “kimazsoláznunk” az információkat. Ehelyett használjuk a Szavazógombokat!

Outlook TIPP: Új levélüzenetben állva a Beállítások menü – Szavazógombok menüpontot válasszuk! Itt pontosvesszővel (;) elválasztva beírhatjuk egymás után az opciókat, és ezekből tudnak majd választani a címzettek. A mail tetején lévő “Szavazás” gomb alatt találják majd a gombokat, és egyszerűen csak rá kell kattintaniuk az egyik lehetőségre, és máris elküldhetik a választ (de lehetőségük van megjegyzést is hozzáfűzni, mint a meghívók elfogadásakor). Nekünk pedig még a visszajövő válaszokat sem kell végignéznünk, hiszen az elküldött levelünket megkeresve az Elküldött elemek (Sent items) mappában találni fogunk a levelünkben egy Nyomon követés gombot, ahol összesítve látjuk a szavazás arányát (pl. Budapest: 4, Pécs: 2, Miskolc: 0 stb.).

Használjunk Ellenőrző Listát!
Amikor több kollégától információkat, adatokat kérünk (pl. 5 kérdést teszünk fel 10 kollégának), ne egy levél szövegében kérdezzük őket, mert a válaszlevelekből nekünk szintén ki kell “szedegetnünk” a megküldött adatokat (sőt sokan részmegoldásként csak 2 vagy 3 kérdésre fognak válaszolni, és később a többire). Ehelyett egy közös meghajtón lévő mappába tegyünk egy Ellenőrzőlistát (Excelben egy táblázat, ahol a sorokban a kollégák nevei, az oszlopokban a kérdések vannak)! Ennek a fájlnak a linkjét küldjük csak át mailben, és kérjük őket, hogy az adott határidőig abba a fájlba írják be adataikat/linkjeiket. Így “egykapus” lesz a rendszer, mindenki egy helyre ír, és nekünk is csak ezt az 1 fájlt kell követnünk, sőt a kitöltöttség státusza rendszeresen körbeküldhető az érintetteknek.

Tags: , , ,


About the Author



MINDEN VÉLEMÉNY SZÁMÍT!

Email cím (nem tesszük közzé) A kötelezően kitöltendő mezőket * karakterrel jelöljük

A következő HTML tag-ek és tulajdonságok használata engedélyezett: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Back to Top ↑