Warning: session_start(): Cannot send session cookie - headers already sent by (output started at /USER/multiculti/wp-includes/admin-bar.php:1) in /USER/multiculti/wp-content/plugins/ready-ecommerce/classes/req.php on line 9 Warning: session_start(): Cannot send session cache limiter - headers already sent (output started at /USER/multiculti/wp-includes/admin-bar.php:1) in /USER/multiculti/wp-content/plugins/ready-ecommerce/classes/req.php on line 9 Outlook tipp no.1 - Email idősávok - Multiculti.hu

Tech praktikák email2

Published on március 5th, 2014 | by Multiculti Juli

0

Outlook tipp no.1 – Email idősávok

Nem mindegy, hogy a napon belül mikor nézzük meg mailjeinket. A folyamatos e-mail nézegetés és azok egyesével megválaszolgatása rengeteg időt elvesz tőlünk.

Új Levél Asztali Értesítés kikapcsolása: 
Az új levél érkezése esetén felugró Új Levél Asztali Értesítés (ha ilyen levelező programot használunk) mindig megzavar és kizökkent minket munkánkból, arra késztet minket, hogy rákattintsunk és azonnal megnézzük a mailt. Amikor végeztünk a levéllel, és visszatérünk munkánkhoz, több percig tart, amíg vissza tudunk pörögni a korábbi sebességünkre (ún. átállási idő keletkezik), ezt nagyon nehéz mérni, de 1-3 percünk kiesik, amíg újra teljes figyelemmel fókuszálni tudunk feladatunkra. Ha ezt egy nap sokszor csináljuk, akár 30 percet vagy többet is veszíthetünk. Ezért amikor fontos feladatot végzünk, ami teljes figyelmünket igényli, kapcsoljuk ki ezt a funkciót, hogy ne ugorjunk át folyamatosan a levelezőprogramba.

Outlook tipp: A képernyő jobb alsó sarkában a Tálcán keressük meg az Outlook ikonját, majd jobb egérkattintás után vegyük ki a pipát az “Új levél asztali értesítés megjelenítése” elől! Az értesítést napon belül többször ki- és bekapcsolhatjuk, attól függően, hogy fontos levelet várunk, vagy épp nem szeretnénk, ha megzavarna minket a felugró értesítés.

Jelöljünk ki e-mailezési idősávokat!
Amikor csak megtehetjük, határozzunk meg “e-mail” idősávokat, amikor egyszerre minden levelet feldolgozunk/megválaszolunk, majd egy újabb idősávban csak a munkánkkal foglalkozzunk és ne kattintsunk át a mailek közé. Munkakörünktől függően kísérletezzük ki, hogy napi 6, 4, vagy akár kevesebb idősáv működik-e nálunk. Ezzel lecsökkentjük az átállási időket, és gyorsabb is egyszerre több maillel “végezni”, mint külön-külön. Ha ügyfélszolgálati feladatkörünk van, pl. 2-3 kollégánkkal egy közös mailcímre kapjuk folyamatosan a maileket, akkor nem tehetjük meg, hogy nem nézzük egy ideig a leveleket, viszont kollégáinkkal egyeztethetjük, hogy egymást váltva mikor ki álljon “őrségben”, tehát ki nézze a közös mailcímet, így a többiek közben tudnak dolgozni egyéb feladataikon.

Mobil-szinkronizálás: 
A legtöbb cégnél sajnos még csak egy szűkebb kör, főleg vezetők számára elérhető az e-mailek céges mobiltelefonra való szinkronizálása, de ez a kör egyre jobban bővül. Ha a mobilra is megkapjuk az e-maileket, akkor bárhol, bármikor megnézhetjük és továbbíthatjuk v. megválaszolhatjuk őket, és kihasználhatjuk erre a várakozási időket is. Amikor pl. elmegyünk asztalunktól egy másik irodába, másik épületbe, az étterembe stb., vihetjük magunkkal mobilunkat és máris csökkenteni tudunk feldolgozatlan mailjeinken. Ha várunk egy szerződés aláíratására, vagy épp cégen kívül várakozunk a postán, rendelőben, tömegközlekedési eszközön ülünk, vagy autóban a dugóban ill. piros lámpánál, bármikor e-mailt olvashatunk és küldhetünk. A megoldás hátránya, hogy otthon, esténként vagy hétvégén is hajlamosak leszünk e-mailezni, a magánélet kárára, és itt tudatosan, magunktól kell döntenünk, hogy milyen helyzetekben némítjuk le a telefont.

Forrás: HRportál

Tags: , , ,


About the Author



MINDEN VÉLEMÉNY SZÁMÍT!

Email cím (nem tesszük közzé) A kötelezően kitöltendő mezőket * karakterrel jelöljük

A következő HTML tag-ek és tulajdonságok használata engedélyezett: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Back to Top ↑