Warning: session_start(): Cannot send session cookie - headers already sent by (output started at /USER/multiculti/wp-includes/admin-bar.php:1) in /USER/multiculti/wp-content/plugins/ready-ecommerce/classes/req.php on line 9 Warning: session_start(): Cannot send session cache limiter - headers already sent (output started at /USER/multiculti/wp-includes/admin-bar.php:1) in /USER/multiculti/wp-content/plugins/ready-ecommerce/classes/req.php on line 9 Outlook tipp no.2 - Mappák, kategorizálás - Multiculti.hu

Tech praktikák email3

Published on március 6th, 2014 | by Multiculti Juli

0

Outlook tipp no.2 – Mappák, kategorizálás

A “Beérkezett üzenetek” (Inbox) mappába éreznek leveleink, de ez nem jelenti azt, hogy itt is kell kezelnünk őket. A hosszú idő alatt összegyűlő levelek között gyakran 30-40 oldalnyi felületen kell mozognunk, folyamatosan fel és le, ami nagyon lelassítja leveleink feldolgozását.

A még nyitott “ügyek” kiemelése:
Pár havonta érdemes a már befejezett, lezárt “ügyeket” jelentő maileket egyszerre kijelölni (a CTRL gomb lenyomásával és a mailek sorára kattintással), és áthúzni egy “Kész” mappába, vagy adott kategóriánként más-más mappákba, de erre sajnos kevés az idő. Ami viszont napi szinten megoldható: azokat a leveleket, amelyekkel még feladatunk lesz (még “nyitott” ügyek), állítsuk vissza “Olvasatlanná”, azaz félkövér kiemelésűvé.

Outlook TIPP: Az Outlookban az Olvasatlanná visszaállítás gyorsgombja a CTRL+U, tehát elég ezt megnyomni a mail során állva, nem kell a jobb egérklikk – Olvasatlan menüpontot választani.

Olvasatlan levelek kiszűrése:
Outlook TIPP: A bal oldali mappák ablakában a Keresési mappák között kattintsunk az Olvasatlan levelek (Unread mail) mappára, ebben kiszűrve CSAK az Olvasatlan mailjeinket, tehát a még nyitott feladatainkat láthatjuk. Így egy pár oldalnyi nézetben kell csak mozognunk, nem kell a 30-40 oldalnyi, vagy hosszabb Beérkezett üzenetek mappában keresgélnünk az elemek között.

Ha nem találunk a Keresési mappákban “Olvasatlan levelek” mappát, akkor jobb egérkattintás a Keresési mappákra – Új keresési mappa – és itt megtaláljuk az “Olvasatlan levelek”-et. 
Mivel ezt gyakran használjuk, érdemes betenni a Kedvenc mappák közé (a bal felső sarokba), így: jobb klikk az “Olvasatlan levelek” mappán – Hozzáadás a következőhöz: Kedvenc mappák.

Kategorizálás színes Kategória-négyzetekkel és “zászlókkal”:
Outlook tipp: A “Kategóriák” fejléc alatt ha rákattintunk a mailekre, színes kategóriákat adhatunk nekik (bal egérgomb: piros, jobb egérgomb: a többi szín), és a Kategóriák fejlécre kattintva szín szerinti sorrendbe tehetjük a maileket, projektjeink vagy feladatköreink szerint szétbontva a leveleket (azaz feladatokat). A “zászlók” segítségével pedig határidőket adhatunk a feladatoknak, be tudjuk osztani, hogy mikor szeretnénk azokat elvégezni.

Ebben a nézetben hatékonyan tudjuk követni a különböző projektjeink feladatait, és naponta minden projektet előre tudunk vinni 1-1 feladattal, nem fogunk “elhanyagolni” egy-egy témát. Az elvégzett feladat után a mailre ráállva a CTRL+Q billentyűparanccsal “Elolvasottá” nyilváníthatjuk a levelet, és az legközelebb már nem is fog látszani az Olvasatlan levelek nézetben.

Levelek szortírozása mappákba:
Sokan azt preferálják, hogy a Beérkezett üzenetek vagy az Olvasatlan levelek mappa helyett a bal oldalon létrehozott több különböző mappában (kollégák nevei, cégnevek, projektek, osztályok stb. szerint) követik a feladataikat, tehát beérkezés után rögtön oda “húzzák át” a megfelelő maileket az egérrel, így azonnal kategorizálva látják őket. A mappák ikonjánál is láthatjuk a bennük lévő olvasatlan levelek számát, azaz tudjuk, hol hány nyitott “ügyünk” van.

Outlook TIPP: Automatikusan is mappákba szortírozhatjuk a bejövő leveleinket az Eszközök menü – Szabályok és értesítések menüpontjában, ahol szabályokat hozhatunk létre, hogy pl. az adott feladótól érkező, vagy az adott szót tartalmazó mailek automatikusan a megadott mappába érkezzenek.

Forrás: HRPortál

Tags: , ,


About the Author



MINDEN VÉLEMÉNY SZÁMÍT!

Email cím (nem tesszük közzé) A kötelezően kitöltendő mezőket * karakterrel jelöljük

A következő HTML tag-ek és tulajdonságok használata engedélyezett: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Back to Top ↑