Warning: session_start(): Cannot send session cookie - headers already sent by (output started at /USER/multiculti/wp-includes/admin-bar.php:1) in /USER/multiculti/wp-content/plugins/ready-ecommerce/classes/req.php on line 9 Warning: session_start(): Cannot send session cache limiter - headers already sent (output started at /USER/multiculti/wp-includes/admin-bar.php:1) in /USER/multiculti/wp-content/plugins/ready-ecommerce/classes/req.php on line 9 Outlook tipp no.3 - Hatékonyabb levelek - Multiculti.hu

Tech praktikák email4

Published on április 4th, 2014 | by Multiculti Juli

0

Outlook tipp no.3 – Hatékonyabb levelek

Az e-maileket sokan “bő lére” eresztik, hosszú magyarázatokkal és bonyolult fogalmazásokkal “díszítve”, pedig minden e-mail időrabló a címzetteknek, így érdemes rá gondolni. A levelek hossza mellett a túl sok címzett is gyakori probléma, amely időt rabol azoktól is, akiknek nem is kellene a címzettek között lennie.

Mi a különbség a Címzett és a Másolat szerepe között?
A Címzett (To:) mezőbe csak olyan kollégát tegyünk, akinek feladata van a maillel, tehát az akcióterv “Felelős” mezőjében szerepelne. A Másolatot kap (Cc:) mezőbe pedig csak olyan kollégát, akiknek csak tájékoztató jellegű a levél, nincs vele dolguk. 

Outlook tipp: Az előbb említett Szabályok segítségével automatikusan át tudjuk irányítani az összes Másolatban kapott levelünket egy “CC” mappába, és ezeket a csak tájékoztató jellegű, nem sürgős leveleket ráérünk a nap végén átfutni, vagy amikor időnk engedi, nem vesz el időt tőlünk nap közben.

Túl sok címzett:
Ha tennivalót tartalmaz a levél, lehetőleg 1 feladatra 1 Címzettet írjunk, ne többet (mert eloszlik a felelősség és senki nem végzi el a feladatot), a többi érintettet pedig csak Másolatba írjuk.
Ne írjunk felesleges neveket Másolatba sem, csak azokat, akiket tényleg érint. Ne terheljünk senkit feleslegesen levelek olvasásával, és ha mi kapunk ilyen “irreleváns” levelet, mi is kérjük rögtön, hogy ebben a témában ne szerepeljünk a címzettek között. A Válasz mindenkinek funkció használata nagyon hasznos, de itt is fussuk végig a címzettek listáját, és vegyük ki belőle azokat, akiket nem kellene “terhelni” a maillel.

Legyen beszédes a Tárgy!
Mindig írjunk Tárgyat a levélhez, hogy visszakereshető legyen a téma, és a Tárgyból világosan, tömören derüljön ki mindenkinek, érdemes-e elolvasnia vagy nem releváns / nem sürgős a mail. A Tárgy elején érdemes elhelyezni a jellegére utaló szavakat, kódokat: FYI (For Your Information: Tájékoztató jellegű), EMLÉKEZTETŐ/REMINDER, SÜRGŐS/URGENT, ASAP (As Soon As Possible: A lehető leghamarabb) stb.

Tömören és tagoltan:
Ha lehet, válaszoljunk az előző levelezés tartalmával (ne egy új mailt kezdjünk), hogy ne kelljen senkinek keresgélnie a kapcsolódó múltbeli levelezést. A levél ne legyen hosszú, lehetőleg egy SMS hosszánál ne legyen sokkal hosszabb, és tömör, csak a lényegre törő legyen. A napi üzeneteket minimalizáljuk pár sorra, kb. akkorára, amennyi szöveg belefér a felugró Új Levél Asztali Értesítés ablakába, mert sokan csak annyit olvasnak el a mailből – tehát ebben benne kell lennie a lényegnek.

A tennivaló, akció, feladat (a Felelős nevével) mindig legyen a mail legelején, mert a levél végét nem biztos, hogy mindenki elolvassa, és majd utána következzen csak a magyarázat, nem pedig fordítva. A tennivaló végrehajtásához a Felelős nevén kívül adjunk meg 1 pontos Határidőt is (pl. kedd 12.00), mert ha nincs határidő, a Felelős nem tudja a feladatot beilleszteni a többi határidős feladata közé, és halogatni fogja (nem tudja, mikorra kell).

Outlook TIPP: A “Betekintő” funkciót a Nézet menü – Betekintő menüponttal kapcsolhatjuk be, ez minden mail első 3 sorát rögtön mutatja a levél sora alatt, tehát nem kell az olvasóablakban elolvasni vagy megnyitni az üzeneteket. Ezért is fontos, hogy a lényeg ill. az elvégzendő akció az első 3 sorban legyen.

Használjunk rövid, max. a képernyő közepéig érő sorokat, kutatások bizonyítják, hogy agyunk 9 szó elolvasása után újra kell, hogy olvassa a szöveg elejét, hogy értelmezni tudja – ezt sok marketinges szlogenhez is alkalmazzák. Tagoljuk a levél szövegét üres sorokkal, hogy “szellősebb legyen. Folyó szöveg helyett pedig használjuk a jóval olvashatóbb gondolatjeles felsorolást, illetve a számozást – sokkal könnyebb lesz a válaszolónak hivatkoznia az adott pontokra (“A 2. pontra a válaszom:”). A válaszoló akár azt is írhatja, hogy “Lásd a válaszaim lenn”, és az adott számú pontok alá beírhatja válaszait (akár más színnel), megkönnyítve az egyeztetést.

Forrás: HR Portál

Tags: , , ,


About the Author



MINDEN VÉLEMÉNY SZÁMÍT!

Email cím (nem tesszük közzé) A kötelezően kitöltendő mezőket * karakterrel jelöljük

A következő HTML tag-ek és tulajdonságok használata engedélyezett: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Back to Top ↑