Tech praktikák email10

Published on június 26th, 2014 | by Multiculti Juli

0

Outlook tipp No. 9 – Túl sok mail azonos tárggyal

Alapból a mail az egyik legtömörebb, leggyorsabb kommunikációs csatorna, az időrabló személyes megbeszéléseket és telefonbeszélgetéseket sokszor érdemes mailbe “csatornázni”, ott gyorsabban megy az egyeztetés, nem kell egyszerre ott lenni az érintetteknek, illetve “nyoma is van” a leírt döntéseknek a szóban elhangzottakkal ellentétben. Azonban a folyamatot gyakran meg kell fordítani.

5-6 mail azonos Tárggyal, oda-vissza válaszok:
Meglepő, de beérkezett leveleinket nemcsak dátum vagy feladó szerint, hanem időnként Tárgy szerint is érdemes sorba rendeznünk. Ha pl. szabadságról érkezünk vissza, Tárgy szerinti sorba rendezéssel indíthatunk, és az azonos Tárgyú mailekből elég csak a legutóbbit elolvasnunk, hiszen abban ott lesz a teljes levelezési “szál”, az oda-vissza válaszok, tehát a többi mailt rögtön Olvasottá is tehetjük.

Ha azt látjuk, hogy 5-6 vagy több mail érkezett azonos Tárggyal, ez jelezheti nekünk azt, hogy a kollégák nem tudnak megegyezni, próbálják áthárítani a felelősséget, ill. végeláthatatlanul egyeztetnek (akár egy irodán belül ülő kollégáknál is gyakran előfordul ez). Ilyenkor “lelassult” az e-mail kommunikáció, és azonnal “lépnünk” kell: hívjuk fel telefonon az érintetteket, illetve hozzuk össze őket egy gyors megbeszélésre, vagy telefon-konferenciára, hogy rövidre zárjuk a megakadt, lelassult kommunikációt, ezt mailben lassabb lenne folytatni. Minden egyes újabb mail újabb időterhelést jelent minden címzettnek, erre nincs “időnk”, meg kell oldanunk, hogy ne legyen újabb mail ebben a témában, mert a többi szín-kategóriánkkal (a többi projektünkkel) is foglalkoznunk kell.

Forrás: HRPortal

Tags: , , ,


About the Author



MINDEN VÉLEMÉNY SZÁMÍT!

Email cím (nem tesszük közzé) A kötelezően kitöltendő mezőket * karakterrel jelöljük

A következő HTML tag-ek és tulajdonságok használata engedélyezett: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Back to Top ↑